"La documentación de las colecciones es toda la información registrada que un museo posee respecto a los bienes que custodia. También contempla la actividad de recogida, almacenamiento, manipulación y recuperación de esa información. No es un fin en sí misma. Es el medio a través del cual tanto el personal del museo como los visitantes pueden encontrar la información que necesitan. Permite una adecuada gestión, comprensión e interpretación de las colecciones del museo, ahora y en el futuro"
(Holm, Stuart A., Facts & Artefacts. How to document a museum collection, Cambridge, Museum Documentation Association, 1991, p. 2.
Para cumplir esta compleja tarea que incluye tradicionalmente las funciones de inventario, catalogación y registro, el Departamento de Documentación del Museo, se apoya en tres servicios fundamentales: Servicio de inventario y Registro, Servicio Fotográfico y Biblioteca.